Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung (Zugangseröffnung)

Gemäß § 2 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EGovG) in Verbindung mit dem § 3a Abs. 1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes bietet der Landkreis Vorpommern-Rügen die elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung zu folgenden Bedingungen an:

1. Formlose Schreiben per E-Mail

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an den Landkreis Vorpommern-Rügen ist für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich.
Formlose Schreiben bedürfen nicht der eigenständigen Unterschrift.

Für diese Kommunikation per E-Mail verwenden Sie bitte die Mailadresse:

poststelle@lk-vr.de.

2. Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die eine Rechtsvorschrift Schriftform anordnet, wie zum Beispiel Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie rechtskräftig nur per E-Mail übermitteln, wenn die angeordnete Schriftform durch eine elektronische Form ersetzt werden darf. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist.

Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.

Für diese Kommunikation per E-Mail verwenden Sie bitte ebenfalls die Mailadresse:

poststelle@lk-vr.de.

3. Zugangsbedingungen für E-Mails

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.

Folgende gängige Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (*.pdf)
  • Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen im Rich Text oder TXT-Format (*.rtf, *.txt)
  • Microsoft Word ab Version Word 95 (*.doc, *.docx)
  • Microsoft Excel ab Version Excel 95 (*.xls, *.xlsx) 
  • Microsoft Powerpoint ab Version Powerpoint 95 (*.ppt, *.pptx)
  • OpenDocuments in den Formaten (*.odt, *.ods, *.odp)
  • Bilder in den Formaten (*.jpg, *.gif, *.tif, *.bmp)

E-Mails mit folgenden Eigenschaften werden ungelesen abgewiesen:

  • E-Mails, die eine Gesamtgröße von 15 MB überschreiten

Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen, z. B. beim Austausch von Geo-Informationen, ist dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen.

4. Umgang mit Spam-Mails

Der Landkreis Vorpommern-Rügen filtert unerwünschte E-Mails über eine Software (Spam-/Viren-Filter). Durch den Filter werden die E-Mails geblockt, wenn sie z. B. einen Virus enthalten.

E-Mails mit kommerziellen Absichten (Spam-Mails) werden ebenfalls gefiltert. Dabei können gegebenenfalls auch Ihre E-Mails abgewiesen werden, die durch bestimmte Merkmale fälschlicherweise als Spam identifiziert werden. Sie erhalten dazu keine weiteren Rückmeldungen. Gegebenenfalls informieren Sie sich bitte über andere Kommunikationswege (z. B. Telefon) beim Empfänger über den Erfolg der Übermittlung.

5. Hinweise zum E-Mail Verkehr

Damit Ihr Anliegen besser bearbeitet werden kann, sind wir auf Ihre Mitarbeit angewiesen.
Bitte geben Sie in der Betreffzeile oder im Inhaltstext Ihrer E-Mail den Empfänger und Ihr Anliegen an. (z.B. Fachdienst, zuständige/r Sachbearbeiter/in)
Dies erleichtert die Zuordnung Ihres Anliegens und verkürzt ggf. die Bearbeitungszeit.

Im Rahmen unserer Informationssicherheitsarbeit setzen wir eine neue Sicherheitstechnologie (Firewall-Sandbox) ein. Diese soll unser Behördennetzwerk vor bekannten und unbekannten Bedrohungen (z. B. Krypto-Trojaner, Ransomware) schützen. Alle an @lk-vr.de versandten E-Mails mit verdächtigen Anhängen werden zur Analyse an unseren Firewallanbieter übersandt. Dieser prüft dann, ob der Inhalt der Anhänge eine Schadsoftware enthält oder eine Schadsoftware aufrufen möchte. Das Ergebnis wird dann bewertet und die E-Mail entweder als schadhaft oder unbedenklich eingestuft.

Von der Übersendung von vertraulichen oder geheimen Informationen per E-Mail möchten wir Ihnen abraten. Diese sollten bitte weiterhin per Post geschickt oder persönlich übergeben werden.

© 2017 Landkreis VR